Politica de confidențialitate pentru aplicarea regulamentului (UE) 2016/769 - G.D.P.R.

I. ANGAJAMENTUL NOSTRU CU PRIVIRE LA DATELE DUMNEAVOASTRĂ CU CARACTER PERSONAL

Fundația Misericors - Trup pentru suflet se angajează să implementeze standarde ridicate de confidențialitate și transparență cu privire la datele cu caracter personal pe care le colectăm și prelucrăm în activitatea noastră.

Această Politica de Confidențialitate privește datele personale ale angajaților noștri, ale potențialilor angajați/colaboratori cu care fundația are contact prin prisma activității desfășurate, ale partenerilor de afaceri, ale tuturor persoanelor care ne contactează și care ne vizitează, precum și ale reprezentanților acestora.

Politica de Confidențialitate descrie categoriile datelor dumneavoastră pe care le prelucrăm, modalitatea și scopurile în care le colectăm, modul în care prelucrăm datele cu caracter personal, perioada pentru care vor fi stocate, în ce situații transferăm aceste date, precum și drepturile și opțiunile de care dispun persoanele vizate în acest sens.

II. OPERATORUL DATELOR DUMNEAVOASTRĂ CU CARACTER PERSONAL

Datele noastre de identificare în relația cu dumneavoastră sunt: Fundația Misericors - Trup pentru suflet cu sediul social în Bulevardul Ferdinand I, nr. 58, scara C, etaj 1, Biroul nr. 2, Camera 2, Sector 2, București.

III. CARE SUNT DATELE CU CARACTER PERSONAL PE CARE LE PRELUCRĂM

Datele cu caracter personal pe care le prelucrăm pot include:

  • Date de identificare, cum ar fi: numele și prenumele, naționalitatea, locul și data nașterii, codul numeric personal, seria și numărul cărţii de identitate, respectiv numărul pașaportului, sexul, date privind cazierul judiciar;
  • Informații de contact, cum ar fi: adresa de domiciliu/reședință, adresa profesională, numărul de telefon, numărul de fax și adresa de e-mail;
  • Date legate de starea de sănătate;
  • Date privind competențele profesionale;
  • Informații comunicate în mod voluntar de către dumneavoastră în funcție de activitatea pe care o desfășurați (ex: instrucțiuni acordate, plăți efectuate, solicitări);
  • Alte date cu caracter personal, dacă se dovedesc relevante faţă de raporturile contractuale dintre noi, cum ar fi contul bancar.

IV. CUM COLECTĂM DATELE DUMNEAVOASTRĂ CU CARACTER PERSONAL

Putem colecta date cu caracter personal cu privire la persoana dumneavoastră în împrejurări precum:

  • Momentul în care solicitați sau societatea/instituția dumneavoastră solicită o ofertă/informaţie/lămurire din partea Fundației Misericors;
  • Momentul în care solicitați sau societatea dumneavoastră solicită un serviciu din partea Fundației Misericors;
  • Momentul în care solicitați sau societatea/instituția dumneavoastră solicită să obțină un bun de la Fundația Misericors;
  • Momentul în care prestați sau vă oferiți să prestați sau societatea/instituția dumneavoastră prestează sau se oferă să presteze servicii pentru noi;
  • Momentul în care intenţionăm/solicităm să achiziţionăm/obținem un bun de la dumneavoastră sau de la societatea/instituția dumneavoastră;
  • Momentul în care intenţionăm să încheiem un contract de muncă sau de colaborare cu dumneavoastră;
  • Momentul în care ne comunicați sau societatea/instituția dumneavoastră ne comunică voluntar, din orice motiv, datele dumneavoastră cu caracter personal.

Totodată, este posibil ca în anumite împrejurări să colectăm date cu caracter personal cu privire la dumneavoastră de la o sursă terță.

V. TEMEIURI JURIDICE PENTRU PRELUCRAREA DATELOR CU CARACTER PERSONAL

Datele personale ale beneficiarilor care au nevoie de produse sau servicii furnizate gratuit de fundație, cum ar fi numele, adresa, seria și numărul cărții de identitate, codul numeric personal vor fi colectate și prelucrate pentru a face demersurile în vederea încheierii unui contract sau executării unui contract, precum și pentru livrarea produselor.

Datele speciale, precum cele privitoare la starea de sănătate vor fi prelucrate în baza consimțământului beneficiarului. Consimțământul dumneavoastră privitor la datele legate de starea de sănătate este necesar pentru a putea beneficia de dispozitive de mobilitate/aparatură/dispozitive medicale, primite cu titlu gratuit de fundație de la sponsori și organizații caritabile cărora trebuie să le demonstrăm modul în care am folosit aceste bunuri.

Orice operațiune de prelucrare a datelor dumneavoastră cu caracter personal va fi efectuată pe baza unuia dintre temeiurile juridice de mai jos:

  • Prelucrarea este necesară în vederea executării unui contract la care dumneavoastră sunteți parte sau societatea/instituția dumneavoastră este parte, sau prelucrarea respectivă este necesară în vederea încheierii unui contract cu dumneavoastră sau societatea/instituția dumneavoastră;
  • Prelucrarea este necesară în vederea respectării unei obligații legale;
  • Prelucrarea este efectuată în temeiul consimțământului dumneavoastră prealabil și explicit;
  • Prelucrarea este necesară în scopul intereselor legitime ale Fundației Misericors sau ale unui terț, cu excepția cazurilor în care interesele sau drepturile și libertățile dumneavoastră fundamentale prevalează asupra acestor interese;
  • Prelucrare este necesară pentru îndeplinirea unei sarcini care servește unui interes public.

În cazurile în care dispozițiile legale aplicabile impun consimțământul dumneavoastră prealabil și explicit pentru prelucrarea unor categorii speciale de date, vom prelucra datele respective doar în temeiul consimțământului dumneavoastră prealabil și explicit.

În orice moment, aveți dreptul de a vă retrage consimțământul. Retragerea consimțământului dumneavoastră nu va afecta legalitatea prelucrării pe baza consimțământului de dinaintea retragerii acestuia. În vederea retragerii consimțământului dumneavoastră pentru orice prelucrare asupra căreia ați consimțit în prealabil, vă rugăm să ne comunicați un e-mail la fundatia@misericors.com sau să ne trimiteți o notificare la adresa Bulevardul Ferdinand I, nr. 58, scara C, etaj 1, Biroul nr. 2, Camera 2, Sector 2, București.

În cazul în care vă retrageți consimțământul, Fundația Misericors nu va mai prelucra datele dumneavoastră și va lua măsurile corespunzătoare pentru ștergerea oricăror înregistrări cu datele dumneavoastră cu caracter personal. Totuși, în cazul în care prelucrarea este strict necesară în vederea efectuării activităţii angajate de Fundația Misericors iar prelucrarea s-ar putea baza pe alte temeiuri legale prevăzute de legislația în vigoare, Fundația Misericors va proceda la prelucrarea respectivă și vă va informa în acest sens.

VI. ÎN CE SCOPURI VĂ PRELUCRĂM DATELE CU CARACTER PERSONAL

Datele dumneavoastră cu caracter personal vor fi folosite în următoarele scopuri:

1. Furnizarea serviciilor pe care ni le solicitați: prestarea unor servicii, oferirea unor donații, întreprinderea unor activități de voluntariat;

2. Validarea, expedierea și facturarea comenzilor/serviciilor către dumneavoastră sau societatea/instituția dumneavoastră;

3. Rezolvarea anulărilor sau a problemelor de orice natură referitoare la o comanda sau un contract;

4. Comunicarea cu dumneavoastră prin mijloace de comunicare precum poștă, serviciul de curierat, telefon, fax, poștă electronică;

5. Prelucrarea datelor ca obligație impusă de lege;

6. Menținerea la un nivel corespunzător a relației contractuale cu dumneavoastră sau cu societatea/instituția dumneavoastră;

7. Încheierea contractelor de donație, prestări servici sau alte tipuri de contracte, în funcție de natura serviciului solicitat;

8. Întocmirea documentelor de plată;

9. Respectarea obligațiilor noastre legale (cum ar fi obligații de păstrare a diverselor tipuri de evidențe);

10. Monitorizarea situației dumneavoastră sau a societăţii dumneavoastră;

11. Dacă sunteți solicitant de loc de muncă, folosim datele personale conținute în CV-urile pe care le primim pentru a evalua calificările solicitanților pentru o poziție în cadrul Fundației Misericors, acestea urmând să fie păstrate pentru o perioadă de cel mult 5 ani;

12. Dacă sunteți angajat al Fundația Misericors, în scopul îndeplinirii obligațiilor legale ce derivă din calitatea noastră de angajator;

13. În orice scop aferent/auxiliar oricărora dintre cele de mai sus sau orice alt scop pentru care datele dumneavoastră cu caracter personal ne-au fost furnizate.

14. De asemenea, datele personale ale susținătorilor Fundației (donatori, participanți la evenimente etc.), cum ar fi nume, prenume, adresă de email și telefon, imagini foto/video vor fi prelucrate în vederea informării acestora despre activitățile și acțiunile întreprinse de fundație, prin trimiterea de buletine informative, invitații și mesaje personalizate.

VII. PARTAJAREA DATELOR DUMNEAVOASTRĂ CU CARACTER PERSONAL

Datele cu caracter personal colectate și prelucrate de fundație pot fi transmise către terțe părți dacă aceasta este o obligație legală a fundației, ca urmare a solicitării persoanei vizate sau la solicitarea unui entități publice, în vederea îndeplinirii atribuțiilor specifice care îi revin prin lege.

Astfel, datele dumneavoastră cu caracter personal pot fi solicitate și transmise de fundație către: Agențiile Județene și Națională pentru Ocuparea Forței de Muncă, Autoritatea Națională pentru Calificări, inspectori ai Agenției Naționale de Administrare Fiscală, organe ale poliției judiciare, instanțe judecătorești, executori judecătorești, precum și orice altă instituție sau autoritate publică ale cărei atribuții includ solicitarea și obținerea de documente ce conțin date cu caracter personal de la persoane juridice de drept privat.

Vă putem partaja datele cu caracter personal în următoarele împrejurări:

Dacă sunteți client/furnizor, angajat/colaborator al Fundației Misericors vă putem divulga datele cu caracter personal către:

a) serviciilor externalizate ale fundației, care asigură buna desfășurare a activităţii noastre;

b) instituțiile publice, conform obligațiilor prevăzute de legislația în vigoare;

c) avocați, executori judecătorești, notari publici în cazul în care partajarea este impusă pentru apărarea drepturilor noastre legitime;

d) orice terț căruia îi cesionăm/novăm orice drepturi sau obligații;

e) serviciile poștale și de curierat cu care colaborăm.

Fundația Misericors va păstra controlul asupra datelor dumneavoastră cu caracter personal și va folosi măsuri corespunzătoare de protecție, conform legii aplicabile, pentru a asigura integritatea și securitatea datelor dumneavoastră cu caracter personal în momentul solicitării respectivilor prestatori de servicii.

Altfel, vom putea divulga datele cu caracter personal doar în situația în care ne acordați permisiunea, când ni se impune prin lege sau cereri ale organelor judiciare sau oficiale să procedăm în acest sens.

VIII. DATE CU CARACTER PERSONAL PE CARE NI LE FURNIZAȚI CU PRIVIRE LA ALTE PERSOANE FIZICE

În situația în care ne furnizați date cu caracter personal cu privire la o altă persoană fizică trebuie să vă asigurați că aveți dreptul de a ne divulga aceste date cu caracter personal și că, fără a mai lua alte măsuri, putem colecta, folosi și divulga acele date cu caracter personal.

În special, trebuie să vă asigurați că persoana fizică în cauză are cunoștință de aspecte precum: identitatea noastră, modul în care ne poate contacta, scopurile în care colectăm, practicile noastre de divulgare a datelor cu caracter personal; drepturile persoanei fizice cu privire la datele cu caracter personal și dreptul de a depune plângeri cu privire la gestionarea datelor cu caracter personal.

IX. PĂSTRAREA SECURITĂȚII DATELOR DUMNEAVOASTRĂ CU CARACTER PERSONAL

La nivelul Fundației Misericors au fost implementate măsuri tehnice și organizatorice pentru păstrarea confidențialității și securității datelor dumneavoastră cu caracter personal, în conformitate cu procedurile noastre interne cu privire la stocarea, divulgarea și accesarea datelor cu caracter personal. Datele cu caracter personal pot fi păstrate pe sistemele noastre tehnologice de date cu caracter personal și/sau în format tipărit, în spații special amenajate la nivelul fiecărui departament sau în funcție de specificul activității fiecăruia.

X. TRANSFERUL DATELOR DUMNEAVOASTRĂ CU CARACTER PERSONAL ÎN STRĂINĂTATE

Am putea să vă transferăm datele cu caracter personal în țări situate în cadrul UE, SEE sau în alte țări.

În aceste cazuri, ne vom asigura că aceste transferuri internaționale sunt efectuate sub rezerva unor măsuri de protecție corespunzătoare sau potrivite, așa cum se impune prin Regulamentul General privind Protecția Datelor (UE) 2016/679 sau alte legi aplicabile.

XI. ACTUALIZAREA DATELOR CU CARACTER PERSONAL

În cazul în care oricare dintre datele cu caracter personal pe care ni le-ați furnizat suferă modificări, spre exemplu dacă vă schimbați prenumele, numele sau adresa de e-mail sau dacă doriți să anulați orice fel de cerere către noi, sau dacă luați cunoștință de faptul că deținem orice date cu caracter personal incorecte cu privire la dumneavoastră, vă rugăm să ne anunțați prin transmiterea unui e-mail la adresa fundatia@misericors.com.

În același timp, vom lua măsuri pentru actualizarea periodică a evidențelor noastre cu privire la datele dumneavoastră cu caracter personal, dar nu vom fi răspunzători pentru nicio modificare neprevăzută a datelor dumneavoastră cu caracter personal.

XII. CÂT TIMP PĂSTRĂM DATELE DUMNEAVOASTRĂ CU CARACTER PERSONAL

Fundația Misericors a implementat măsuri tehnice și organizatorice pentru derularea corespunzătoare a procesului și criteriilor prevăzute pentru ștergerea sau eliminarea datelor dumneavoastră cu caracter personal.

Intenționăm să păstrăm datele dumneavoastră personale atât pe durata desfășurării relațiilor noastre contractuale sau, în cazul angajaților, pe perioada desfășurării raporturilor de muncă cât și ulterior, în conformitate cu politicile noastre interne și obligațiile legale care ne revin.

În cazul în care datele nu sunt colectate în contextul unui contract, aceste date vor fi păstrate atât timp cât este necesar pentru atingerea scopului colectării datelor preconizate.

În cazul în care se vor identifica date care nu mai sunt necesare, acestea se vor anonimiza sau se vor șterge.

Datele pentru reținerea cărora există temei legal vor fi arhivate, cu respectarea garanțiilor privind securitatea datelor.

XIII. CARE SUNT DREPTURILE DUMNEAVOASTRĂ ÎN LEGĂTURĂ CU PRELUCRAREA DATELOR CU CARACTER PERSONAL ȘI CUM LE PUTEȚI EXERCITA

În conformitate cu reglementările aplicabile, aveți următoarele drepturi:

  • De a accesa: puteți obține informații referitoare la prelucrarea datelor dumneavoastră cu caracter personal și o copie a acestor date cu caracter personal;

Cu toate acestea, accesul dumneavoastră a datele prelucrate poate fi exercitat numai în măsura în care nu se aduce atingere drepturilor și libertăților altor persoane;

  • De a rectifica: în cazul în care considerați că datele dumneavoastră cu caracter personal sunt inexacte sau incomplete, puteți solicita modificarea corespunzătoare a acestor date cu caracter personal;
  • De a șterge: puteți solicita ștergerea datelor dumneavoastră cu caracter personal, în măsura obligațiilor prevăzute de legislația în vigoare;

Cu toate acestea, nu se va proceda la ștergerea datelor atunci când prelucrarea este necesară pentru:

- exercitarea dreptului la liberă exprimare și la informare;

- respectarea unei obligații legale care prevede prelucrarea în temeiul dreptului Uniunii sau al dreptului intern care se aplică societății sau pentru îndeplinirea unei sarcini executate în interes public;

- pentru constatarea, exercitarea sau apărarea unui drept în instanță.

În plus, atunci când Fundația Misericors a făcut publice în vreun context datele a căror ștergere se solicită și dumneavoastră cereți inclusiv ștergerea datelor de la orice destinatari, ea va fi ținută în mod rezonabil prin măsuri adecvate (inclusiv tehnice) să asigure informarea destinatarilor datelor cu privire la o astfel de solicitare.

  • De a restricționa: puteți solicita restricționarea prelucrării datelor dumneavoastră cu caracter personal, respectiv limitarea acesteia strict la prelucrările cu care dumneavoastră sunteți de acord și/sau strict la prelucrările necesare în scopul constatării, exercitării sau apărării unui drept în instanță sau pentru protecția drepturilor unei alte persoane fizice sau juridice sau din motive de interes public important al Uniunii sau al unui stat membru;

Restricționarea se aplică atunci când:

- contestați exercitarea datelor, pentru o perioadă care ne permite să verificăm exactitatea datelor;

- prelucrarea este ilegală, iar dumneavoastră vă opuneți ștergerii datelor cu caracter personal, solicitând în schimb restricționarea utilizării lor;

- Fundația Misericors nu mai are nevoie de datele cu caracter personal în scopul prelucrării, dar dumneavoastră ni le solicitați pentru constatarea, exercitarea sau apărarea unui drept în instanță;

- v-ați opus prelucrării, în conformitate cu prevederile legale ce reglementează dreptul dumneavoastră la opoziie, pentru intervalul de timp în care se verifică dacă drepturile legitime ale noastre prevalează asupra celor ale dumneavoastră.

  • De a vă opune la prelucrarea datelor: puteți să vă opuneți, din motive legate de situația particulară în care vă aflați, prelucrării în temeiul art. 6 alin. 1 lit. e) și f) din Regulementul nr. 679/2016, precum și, în cazul prelucrării datelor în scopuri de marketing direct, în acest ultim caz, fără a fi nevoie de motivare și justificare;

În această situație, noi nu vom mai putea prelucra datele cu caracter personal, cu excepția cazului în care vom demonstra existența unor motive legitime și imperioase care justifică prelucrarea și care prevalează asupra intereselor, drepturilor și libertăților dumneavoastră sau că scopul prelucrării este constatarea, exercitarea sau apărarea unui drept în instanță.

  • Dreptul la notificarea destinatarilor privind rectificarea, ștergerea ori restricționarea datelor cu caracter personal: destinatarul căruia i-au fost divulgate datele dumneavoastră cu caracter personal va fi informat cu privire la orice rectificare sau ștergere a acestora precum și cu privire la orice restricționare a preluării efectuate;
  • Dreptul la portabilitatea datelor: aveți dreptul să solicitați ca datele cu caracter personal pe care ni le-ați furnizat să vă fie returnate sau, dacă este posibil, să fie transferate către un terț, în cazul în care sunt îndeplinite cumulativ următoarele condiții:

a) prelucrarea se bazează pe consimțământ sau este necesară pentru executarea unui contract la care sunteți parte sau pentru a face demersuri la cererea dumneavoastră înainte de încheierea unui contract; și

b) este realizată prin mijloace automate (nu în formă fizică/ hârtie, ci prin orice mijloace automatizate).

  • Dreptul de a nu fi supus unor decizi automatizate, inclusiv profilarea – aveți dreptul ca datele dumneavoastră cu caracter personal să nu fie prelucrate în contextul luării unor decizii automatizate:

Prelucrarea datelor pentru luarea de decizii automatizate este permisă când:

- este necesară pentru îndeplinirea obiectului de activitate al societății și/sau încheierea sau executarea unui contract între dumneavoastră și Fundația Misericors;

- este autorizată prin dreptul Uniunii sau dreptul intern care se aplică Fundației Misericors și care prevede, de asemenea, măsuri corespunzătoare pentru protejarea drepturilor, libertăților și intereselor legitime ale dumneavoastră; sau

- v-ați exprimat acordul explicit pentru astfel de prelucrare.

În cazul în care doriți să vă exercitați drepturile enumerate mai sus, vă rugăm să trimiteți o scrisoare la adresa Bulevardul Ferdinand I, nr. 58, scara C, etaj 1, Biroul nr. 2, Camera 2, Sector 2, București sau un e-mail la următoarea adresă fundatia@misericors.com.

Vă rugăm ca în scop de identificare și de a împiedica divulgarea neautorizată a datelor, să includeți un scan/o copie a cărții dumneavoastră de identitate.

În conformitate cu regulamentul aplicabil, în situații în care veți constata că v-au fost încălcate drepturile dumneavoastră cu privire la prelucrarea datelor cu caracter personal, pe lângă drepturile de mai sus, aveți dreptul să depuneți o reclamație la Autoritatea Națională de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal – cu sediul în Bd. Gheorghe Magheru nr. 28-30, București, România.

XIV. INFORMAREA DUMNAVOASTRĂ CU PRIVIRE LA BREȘELE DE SECURITATE

Vă asigurăm că am procedat la instruirea persoanelor implicate în procesele de prelucrare a datelor astfel încât acestea să poată identifica breșele de securitate și să le aducă la cunoștința persoanelor responsabile pentru a lua măsurile necesare în vederea analizei și limitării consecințelor breșei de securitate și, după caz, în vederea notificării autorității de supraveghere și eventual a persoanelor vizate.

Fundația noastră va notifica breșele de securitate a căror notificare este obligatorie (susceptibile să genereze un risc pentru drepturile și libertățile persoanelor vizate) către autoritatea de supraveghere a prelucrării datelor cu caracter personal.

În cazurile în care notificarea autorității este obligatorie, aceasta va fi făcută „fără întârziere”, de principiu nu mai târziu de 72 de ore de la data la care operatorul a luat la cunoștință de existența breșei.

La pregătirea notificării, operatorul va urmări să protejeze confidențialitatea informațiilor oferite de dumneavoastră sens în care vor oferi autorității detalii despre categoriile și numărul persoanelor afectate, fără însă a compromite confidențialitatea datelor primite.

În cazul apariției unei breșe de securitate, vom proceda la informarea dumneavoastră pentru a putea adopta măsuri de protecție, de principiu nu mai târziu de 72 de ore de la data la care am luat la cunoștință de existența breșei.

Informarea dumneavoastră va fi realizată numai dacă incidentul de securitate este susceptibil să genereze un risc ridicat pentru drepturile și libertățile dumneavoastră.

Dacă circumstanțele concrete nu reclamă o altă abordare, informarea se va face printr-o comunicare adresată direct, printr-un mijloc de comunicare corespunzător (poștă electronică, SMS etc.).

Cu titlu de excepție, doar în situația în care contactarea directă ar presupune un efort disproporționat, se poate face o informare publică.

Garantăm că veți fi informat despre orice evoluții noi legate de incident și despre măsurile pe care le vom lua în legatură cu acesta, consultându-vă pentru a limita consecințele incidentului și pentru a preveni reapariția acestuia.

În ceea ce privește fiecare încălcare, va vom ajuta, în orice mod, care va include furnizarea de informații suficiente, precum și sprijin în investigațiile efectuate de către autoritatea de reglementare, cu scopul de a remedia și de a investiga încălcarea, de a preveni viitoare incidente, de a limita impactul incidentului asupra părților implicate și/sau limita prejudiciul produs dumneavoastră, ca o consecința a încălcării securității.

XV. CUM NE PUTEȚI CONTACTA

Dacă doriți să ne contactați în legătură cu orice întrebări sau solicitări, vă rugăm să ne transmiteți un e-mail la adresa fundatia@misericors.com sau să ne transmiteți o scrisoare la adresa Bulevardul Ferdinand I, nr. 58, scara C, etaj 1, Biroul nr. 2, Camera 2, Sector 2, București.

XVI. ACTUALIZĂRI ALE POLITICII DE CONFIDENȚIALITATE

Cea mai recentă actualizare a acestei Politici de Confidențialitate a fost realizată la data de 15 iulie 2019. Ne rezervăm dreptul de a actualiza și modifica periodic această Politică de Confidențialitate, pentru a reflecta orice modificări ale modului în care prelucrăm datele dumneavoastră cu caracter personal sau orice modificări ale cerințelor legale. În cazul oricărei astfel de modificări, vom afișa pe pagina noastră de internet versiunea modificată a Politicii de Confidențialitate și/sau o vă vom pune la dispoziție în alt mod.